Эффективная работа с удаленщиками: решаем главные проблемы

Региональный маркетолог WrikeЯна Котруца перечислила основные проблемы в работе удаленных команд и дала советы, как их решить.

Обучение в онлайн-университете: курс "Project Manager"Чтобы достигать результатов, удаленные сотрудники должны стать полноценными командными игроками, максимально вовлеченными в проект.

Но они сталкиваются с похожими проблемами: чувствуют себя более одинокими и не до конца понимают свою роль в проекте и команде.Разбираемся, как наладить эффективную работу с удаленщиками.Рабочее время коллег из других странВажно учитывать разницу во времени с коллегами из других стран.

Совет.

Поделитесь вашим календарем с коллегой, чтобы выбрать оптимальное время для звонков и коммуникации по проектам. Можно использовать Calendlyили World Clock Meeting, чтобы не путаться в часовых поясах.

Интерфейс World Clock Meeting, зеленым отмечены рабочие часы. Помните о национальных праздниках - возможно, в ваш рабочий день у коллег из других стран официальный выходной. Создайте общий календарь команды и отметьте в нем праздники в разных регионах. Это поможет спланировать рабочий календарь.Своевременная обратная связьРегулярно давайте удаленным сотрудникам фидбек, чтобы они понимали, насколько качественно выполняют свою работу. Это поможет поддерживать их мотивацию.По данным нашего отчета о стрессе и продуктивности, 39% респондентов называют основной причиной стресса на рабочем месте неэффективный обмен информацией. Это особенно актуально для удаленных сотрудников. Из-за дистанционной работы им сложно оценить вклад в дело команды. Чтобы обеспечить офисным и удаленным сотрудникам комфортные условия, нужно улучшать обратную связь.

Совет.

Руководителям и менеджерам стоит проводить встречи один на один. Назначьте онлайн-звонки, например, видеоконференции через Zoom, Cisco Jabberили GoToMeetingс удаленными сотрудниками и проводите встречи регулярно - один-три раза в месяц.

Созвон в ZoomТакой формат помогает оценить промежуточные результаты и ответить на вопрос: совпадают ли ожидания сотрудника с тем, что от него ждет команда. Важно включать не только звук, но и видео, чтобы максимально приблизиться к личному общению.Что обсуждают на встречах тет-а-тет:как у сотрудника продвигаются проекты, доволен ли он в целом;возникают ли сложности, нужна ли помощь со стороны руководителя или команды;прошедшие спринты и проекты, а также советы, что можно было бы сделать лучше и как именно - эта обратная связь должна быть двусторонней;личные цели или OKR - Objective Key Results, цели и ключевые результаты. Если компания работает по этому методу, OKR позволяет синхронизировать индивидуальные и командные цели и следить за ходом проекта. На встрече можно обсудить, какой уже есть прогресс по ключевым результатам;нейтральные темы, не касающиеся работы, если сотрудник готов их обсуждать.Прозрачность рабочих процессовКогда в рабочих процессах отсутствует прозрачность, эффективность сотрудников снижается. Часто проблема возникает из-за фрагментации информации. Сотрудники используют почту, мессенджеры и другие средства коммуникации, пытаются узнать о статусе проектов на совещаниях, в личной переписке. На это уходит много времени, а полная картина рабочего процесса может так и не сложиться.

Совет.

Составьте список конкретных ожиданий от удаленных сотрудников и обсудите его в самом начале. Методы и способы взаимодействия должны быть прозрачны и понятны для всех участников. Для этого понадобятся гибкие инструменты, которые можно адаптировать под нужды команды. Во Wrike члены команды могут в любой момент отследить динамику развития проекта на диаграмме Ганта.Диаграмма Ганта с вехами, сроками, назначенными задачами и исполнителями в сервисе WrikeДля визуальной коммуникации, например, между дизайнерами и разработчиками, можно использовать Wrike Proofи Wrike Publish. В сервисах можно оставлять отзывы и комментарии в самих изображениях и файлах и оперативно вносить изменения по ним.Комментарии по изображению в дополнении Wrike ProofОбщение с руководствомЧасто у удаленных работников возникает больше вопросов, чем у офисных сотрудников. При этом у них нет возможности прийти к менеджеру в кабинет и лично их задать.

Совет.

Устройте онлайн открытую Q&A-сессию, где все сотрудники смогут получить ответы от руководителей в режиме реального времени. Мотивируйте всю команду, чтобы они участвовали в дискуссии.

В Zoom 25 человек может одновременно включить камеруМотивация и вовлеченность удаленных сотрудниковИз-за недостатка общения менеджеру или руководителю сложно поддерживать мотивацию и вовлеченность удаленщиков.Совет.Создайте один рабочий чат для всей команды, например, в Slack, и ведите в нем все обсуждения по проектам. Если компания большая, создайте несколько чатов: для маркетологов, контент-менеджеров, отдела продаж, сотрудников техподдержки. Удаленные сотрудники смогут общаться с коллегами и останутся вовлеченными в рабочий процесс.Внедрите внутреннюю систему вознаграждения и мотивации, чтобы у удаленных команд был стимул работать еще продуктивнее. В этом поможет сервис Bonusly. В нем у каждого пользователя фиксированное количество бонусных баллов, например, 100 в месяц. Сотрудник перечисляет эти баллы коллегам за помощь в решении задач, выполнении поручений или за полезные советы. Накопленные бонусы они меняют на корпоративные подарки или дополнительные отгулы - призовой фонд определяют руководители компании.Как начисляют бонусные баллы в BonuslyКросскультурный барьерИз-за языкового барьера и разницы менталитета командам бывает сложно выстроить доверительные отношения.

Совет.

Составьте для команды общие правила переписки в корпоративном чате. Например, язык общения - только английский. Это поможет избежать ситуации, когда сотрудники обсуждают на локальном языке общую проблему всей команды, а другие коллеги их не понимают.Создайте общий чат "без темы", где команда будет делиться интересными фактами, фотографиями и статьями. Это поможет лучше узнать коллег и укрепить отношения. Играйте в интеллектуальные онлайн-игры и подключайте удаленных коллег, отправляйте друг другу подарки на праздники. Чем креативнее подход, тем лучше.Неформальные встречиУдаленных сотрудников сложнее привлечь к общим неформальным активностям, даже если вы проводите их регулярно.Совет.Обязательно заложите бюджет на совместные мероприятия с удаленными сотрудниками. Если есть возможность, включите в него оплату проезда и несколько дней проживания в отелях для работников из других городов. Старайтесь каждый год проводить одну-две встречи сотрудников за пределами офиса. Это может быть выездной kick-off, тимбилдинг, или мероприятие в формате конференция + путешествие. Это отличная возможность обсудить совместные задачи, поделиться идеями и планами на будущее. После встречи обязательно соберите обратную связь с сотрудников по итогам прошедшего мероприятия. Это поможет понять, что прошло хорошо, а что стоит улучшить в будущем.Если нет возможности организовать неформальную встречу, пригласите удаленных сотрудников поработать несколько дней в офисе.

Это также отличный способ укрепить связь внутри команды.ГлавноеЧтобы повысить эффективность команды с удаленными сотрудниками, придерживайтесь советов:учитывайте разницу во времени и не забывайте о разных национальных праздниках;регулярно проводите созвоны, чтобы получать обратную связь;сделайте рабочие процессы понятными и прозрачными - позвольте офисным и удаленным сотрудникам отслеживать динамику проектов;подумайте, как поддерживать мотивацию и вовлеченность удаленных сотрудников;зафиксируйте правила корпоративного общения;проводите выездные неформальные мероприятия или приглашайте удаленных сотрудников на несколько дней в офис.

Читать еще: "Как уменьшить пропасть недопонимания между разработчиками и менеджерами проектов"Мнение автора и редакции может не совпадать. Хотите написать колонку для "Нетологии"? Читайте наши условия публикации. Чтобы быть в курсе всех новостей и читать новые статьи, присоединяйтесь к Телеграм-каналу Нетологии.

Подпишись на наши статьи по этим направлениям

В блоге мы постоянно пишем на тему маркетинга, продвижения, разработки веб-сайтов, новых технологиях и много еще другого.